Помощник руководителя / Секретарь-референт

Прием и распределение входящих звонков;
Мини-АТС;
Прием и регистрация входящей и исходящей корреспонденции
Подготовка документов и материалов, необходимых для работы руководителя;
Прием посетителей;
Прием поступающей на рассмотрение руководителя корреспонденции, ее передача в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям;
Прием телефонных звонков, фиксирование и передача служебной информации руководителю;
Подготовка полного пакета документов для участия в тендерах, аукционах, гос.закупках.
Участие в электронных аукционах.
Присутствие на вскрытии конвертов от лица компании.
Подписание контрактов.
Прием, учет, регистрация и хранение документов;
Проведение телефонных переговоров;
Проверка правильности оформления подготовленных документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечение их качественного редактирования.

Ведение документооборота;
Входящие/исходящие звонки;
Мини-АТС;
Подготовка совещаний, протоколирование;
Контроль за исполнением протоколов, приказов, распоряжений руководителя;
Деловая переписка;
Подготовка договоров, коммерческих предложений;
Подбор организаций для реализации потребностей компании;
Контроль и координация получения и отправки входящей и исходящей корреспонденции руководителей (документы, письма, факсы, письма по электронной почте);
Обеспечение жизнедеятельности офиса;
Осуществление технической помощи руководителей (копирование, печать, сканирование и пр.);
Выполнения других поручений непосредственно руководителя.

Встреча и прием гостей Компании.
Чай-кофе гостям.
Распределение звонков.
Подготовка почты к отправке (опись, реестр и т.д.)
Работа с курьерскими службами. Организация доставки документов.
Решение любых организационных вопросов.
Обеспечение жизнедеятельности офиса.
Ведение табеля рабочего времени сотрудников
Организация командировок (заказ билетов ж/д, авиа, бронирование гостиниц).
Работа с орг. техникой.
Ведение документооборота (договоры, приказы, письма, входящая и исходящая документация, журналы регистрации).
Помощь в организации архивирования документов.
Разовые поручения руководства компании.

Вести архив документов, писем, газет, информационных материалов;
Вести работу с офисным электронным почтовым ящиком (прием, отправка файлов, макетов, писем);
Подготавливать и оформлять документацию, необходимую для организации работы компании;
Выполнять отдельные служебные поручения непосредственного руководителя.

Должностные обязанности:
Делопроизводство: сканирование и копирование документов, архивирование, оформление пакетов документов, регистрация входящей/исходящей корреспонденции.
Оформление командировок: подготовка командировочных документов, заказ такси, билетов, подготовка документов для визы, бронирование гостиниц.
Работа с входящей и исходящей корреспонденцией, взаимодействие с курьерскими службами, почтой.
Прием входящих звонков (в т.ч. от клиентов), распределение звонков между менеджерами.
Встреча посетителей, чай/кофе, оформление пропусков, оформление приглашений/виз для гостей.
Управление жизнедеятельностью офиса Компании (покупка и контроль над расходом всех хозяйственных товаров, канцелярских товаров, воды и продуктов питания).
Участие в организации мероприятий/ обучений/ корпоративов.
Помощь руководителю в создании отчетов, писем, документов.
Выполнение служебных поручений руководителя.